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同事離職交接怎麼辦？用 Claude Project 把交接資料變成隨時能問的知識庫
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同事離職前塞給你一疊交接資料，你當下點頭說沒問題，心裡卻很清楚：三個月後遇到問題，那份文件根本翻不到答案，人也早就聯絡不上了。這篇教你用 Claude 的 Project 功能把整包交接資料變成一個隨時能問的知識庫，讓答案自己找得到，不用再打擾已經離職的前同事。
TL;DR 三十秒看重點
Claude 的 Project 是一個獨立工作區，你上傳進去的檔案會被記住，同一個 Project 裡的每次對話都能引用。
交接時把同事的交接清單、SOP 文件、Line 對話紀錄全部丟進同一個 Project，之後有問題直接問，Claude 照著這些資料回答。
免費帳號就能建五個 Project，每個檔案上限 30MB，資料量大的時候會自動用語意搜尋抓最相關的段落，翻幾千頁也不會亂。
交接資料真正的問題，不是資料太多，是找不到人問
同事離職的交接，通常都是這樣：一份寫得密密麻麻的交接清單、幾個共用資料夾、還有一長串 Line 或通訊軟體的工作對話。當下你覺得資料很齊全，簽個名就收下了。
問題出在後面。真正卡住你的往往是那種很細的小事：某個客戶的結帳規則、某個系統的登入方式、某件事去年是怎麼處理的。這些答案通常藏在對話紀錄的某一則訊息裡，不會整整齊齊寫在交接清單上。你翻半天翻不到，只好回頭傳訊息給前同事，而對方已讀不回，或是早就換了新工作沒空理你。
所以交接的重點不是把資料收好，而是讓資料在你需要的時候，能被問出答案。這正是 Claude Project 能補上的那一塊。
Claude Project 是什麼？一個會記得你資料的資料夾
一般跟 AI 聊天，每開一個新對話就像遞出一張白紙，它完全不記得你上一次講過什麼。Project 則是一個獨立的工作區，你丟進去的檔案它會記得，同一個 Project 底下的每一次對話，都會自動參考這些資料，不用重貼、不用重講一遍背景。
你可以把它想成一間專屬的辦公室：裡面放著這份工作所有相關的文件，設定好規則，每次進去就能直接開始問，不用重新整理桌面。放在裡面的知識庫，在這個 Project 的所有對話中都能被引用，上傳一次就好。
一個 Project 由三個部分組成
檔案（知識庫）：你的資料倉庫。PDF、文字檔、Word 都能上傳，讓 Claude 回答時參照你的具體資料，而不是只靠通用知識。
自訂指令：你告訴 Claude 在這個 Project 裡的角色、回答風格與重點。設定一次，之後每個對話自動套用。
對話紀錄：這個 Project 底下的所有問答都留在同一個空間，脈絡連貫不打架。
交接這件事，剛好完美對上 Project 的設計初衷：同一份工作、同一批資料、之後會反覆回頭查。
實作步驟：把交接資料變成隨時能問的知識庫
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1
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開一個新 Project
打開 Claude，在左側找到 Project 區塊，建立一個新專案，取個一看就懂的名字，例如「王小明業務交接」。免費帳號最多能建五個，一般交接一個就夠用。 |
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2
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把交接清單上傳進去
進到 Project 設定頁，把同事給你的交接清單、SOP、規格文件拖進檔案區。每個檔案上限 30MB，PDF、Word、文字檔都吃得下。 |
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3
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把 Line 對話紀錄也一起放進來
這步是很多人會漏掉、卻最關鍵的一步。細節答案常常不在正式文件裡，而在工作對話中。把你們的 Line 對話紀錄匯出成文字檔，一起丟進同一個 Project。那些沒被寫進交接清單的默契和特例，才是之後最救命的東西。 |
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4
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有問題直接問
從這個 Project 開一個新對話，直接問你的問題，例如「這個客戶的請款流程是怎麼跑的？」Claude 會照著你上傳的資料回答。資料都在，答案自己找得到，不用再回頭打擾已經離職的前同事。 |
資料很多也不怕：它會自己抓最相關的段落
交接資料動輒好幾份文件加上落落長的對話紀錄，你可能會擔心塞太多會不會爆掉。實際上，當 Project 裡的資料量超過一定容量，Claude 會自動切換成語意搜尋的模式，回答時只抓出最相關的段落來參考，容量因此放大約十倍，處理到幾千頁等級的知識庫還能維持回答品質。
你不用手動設定這件事，系統會自己判斷。你要做的只有一件事：把該放的資料放齊。
一個小提醒：知識庫不是垃圾場。放進去的應該是這份工作穩定、會反覆用到的資料，跟這份工作無關的東西塞太多，反而會拖低回答品質。交接資料本身就是最理想的內容——集中、相關、之後真的會回頭查。
用之前，這兩件事先想清楚
第一，資料機密性。如果交接資料含有客戶個資或公司敏感資訊，先確認你們公司的規範，以及帳號方案的隱私條件符不符合內部要求，再決定要放哪些內容。涉及機密而不該長期留存的東西，就別放。
第二，AI 的回答仍要驗證。Claude 是根據你給的資料回答，但重要決策——尤其牽涉金額、法律、客戶權益的——還是要回頭對照原始文件確認，不要照單全收。它幫你快速找到線索，最後拍板的還是你。
常見問題
Q
免費帳號可以用 Project 功能嗎？
可以。免費帳號就能使用 Project，最多能建立五個。一般一次交接建一個 Project 就綽綽有餘。
Q
Line 對話紀錄要怎麼放進去？
在 Line 的聊天室設定裡選擇「傳送對話紀錄」，匯出成文字檔，再把這個文字檔上傳到 Project 的檔案區即可。
Q
上傳的資料量有上限嗎？
單一檔案上限 30MB。整體資料量超過基本容量後，系統會自動切換語意搜尋模式，把容量放大約十倍，能處理到幾千頁等級的知識庫。
Q
機密資料放進去安全嗎？
先確認公司內部規範與你使用的帳號方案隱私條件。有較高隱私需求的組織通常會採用資料隔離更嚴格的方案。涉及機密、不該長期留存的內容，就不要放進去。
交接的重點，是讓答案留得下來
同事會離開，資料夾會被遺忘，但一個整理好的 Project 會一直在。把交接清單和對話紀錄集中到同一個空間，你等於把前同事腦袋裡那些沒寫下來的經驗，變成一個隨時能問的數位資產。
交接資料最怕的從來不是太多，而是找不到人問。把資料放對地方，答案就會自己留下來。
關於作者
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紀澄 Abby Chi
AI 商業影音講師 / 社群營運顧問
雲時代數位有限公司執行長，15 年品牌行銷實戰經驗。顧問專業領域涵蓋 AI 營運系統應用、品牌年度行銷策略、AI 商業廣告、Meta 社群營運策略、個人品牌經營。提供一對一諮詢服務，歡迎聯絡。 帶領團隊榮獲 行銷傳播傑出貢獻獎金獎、廣告流行語金句獎 4 座。
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